Kreiranje „User-Centric, Digital Workplace“ platforme na radnom mestu: Fleksibilnost je vaš najvažniji resurs.

Share

Dobro poznate studije su pokazale da upotreba društvenih tehnologija može imati  dramatično pozitivne efekte na pokazatelje merljivosti učinka kao sto su zadovoljstvo zaposlenih, zadržavanje i produktivnost, dok istovremeno  uzgaja ogroman potencijal za indirektne koristi kao što su korporativne inovacije.

Čini se da put ka postizanju povećane produktivnosti korisnika i preduzeća i povećanju inovacija obuhvata realizaciju dva osnovna koncepta unutar jedinstvenog sistema: centralnu platformu za isporuku tehnologije u obliku jednog digitalnog radnog mesta, kao i uzimanje korisnički orijentisanog pristupa sa fokusom na potrebe isporučene tehnologije.

Na osnovu ove hipoteze, postaje očigledno da ”Digital workplace”  nije statičan out-of-the-box, one-type-fits-all, ready-for-success proizvod koji se može ugraditi u bilo kojoj kompaniji.

Šta je važno za mene danas?

Zaposleni i njihovi zadaci ne postoje u potpunoj izolaciji. Sama organizacija i šire inostrano tržiste stalno proizvode događaje koji sadrže potencijalni uticaj na pojedinca. Korisnici kontrolne table mogu da reše zajednička pitanja kao što su:

  • Gde su moje kolege i šta rade?
  • Kako moji projekti napreduju?
  • Koja je poslednja komunikacija kompanije?
  • Koji spoljni događaji mogu uticati na moje zadatke?

Ključ je pružanje relevantnih informacija na pravom mestu u pravo vreme.

Klasični editorijalni stil intraneta očigledno ima ogroman nedostatak u ovom scenariju. Kako intelektualno I politički filtrira informacije, one do korisnika stižu prekasno i potencijalno gubi elemente od ključnog značaja.

Moderne platforme nude funkcije kao što su aktivnosti tokova,  live feeds,  ažuriranje statusa, zadatke, agregaciju podataka preko akcija kao što su broj preuzimanja, likes ili komentari korisnika. Pravilnim korišćenjem, ovi mehanizmi mogu biti veoma efikasni u smanjenju izolacije korisnika, predstavljajući blagovremeno relevantne informacije I stvarajući bogate sadržaje u kojima zaposleni mogu biti efikasno obavesteni.

Gde mogu da ga nadjem?

„Digital workplace“ rešenja mogu se koristiti za veliki podsticaj da se sakupe informacije iz više izvora, pod uslovom da platforma ima fleksibilnost da integriše pretraživač i da podrži mehanizme pretrage preko više sistema.

Visoko integrisana rešenja su bazirana na portal serverima koji direktno sadrže više aspekata „digital workplace“, kao sto su upravljanje dokumentima, wikis, baza znanja, i eLearning sa zajedničkim konceptima metapodataka, koje  imaju veliku prednost nad rešenjima sastavljenih od pojedinačnih sistema povezanih sa pretraživačem.

Ko može da mi pomogne danas?

Ako zaposleni ne mogu da nađu određene informacije , pronalaženje nekoga ko bi mogao da pomogne je sledeći najefikasniji korak. Prihvatanje činjenice da idealna situacija u kojoj svi zaposleni dokumentuju svoje znanje nikad neće u potpunosti postojati naglašava se potreba za jezgrom funkcionalnosti izgrađenog oko pronalaženja ljudi i njihovih sposobnosti.

Korisnički profil je klasičan alat koji se koristi da bi se olakšalo pronalaženje ljudi. Pored standardnih informacija korisnika (npr fotografija, ime i prezime, kvalifikacije, brojevi telefona, adresa, itd.), korisnički profil treba da sadrži informacije o aktivnostima unutar sistema i njihovo učestvovanje u pojedinim interesnim grupama.

Kako da radimo zajedno?

Bilo da se radi jedan zadatak ili ceo projekat, postoje mnogi poslovni aspekti koji su bolje rešeni od strane grupe ljudi nego od jednog zaposlenog. Iza potpune integracije alata kao sto su chat i video konferencije za razmenu informacija, „digital workplace“ rešenja mogu biti od ključnog značaja u omogućavanju geografski razmeštenim zaposlenima da rade zajedno tokom dužeg vremenskog perioda.

„Virtual collaboration“ sobe mogu da obezbede zatvorene dinamičke prostore za projekte. Takve sobe treba da obezbedi pomenuti projekat ili zajednica sa širokom paletom alata kao što su upravljanje dokumentima, upravljanje zadacima, wiki i dogadjajima, sastancima i funkcionalnosti kalendara, da ohrabri napore tima ka određenom cilju na transparentan način. Ovo naravno podrazumeva da se visoki nivo features-a kao što su aktivnosti, metapodaci i pretraživanje takođe primenjuju u ovoj situaciji.

Kako da ostanemo u kontaktu?

Ne računajući e-mail, „digital workplace“ rešenja su sposobna da obezbede više nego dovoljno metoda za sinhronizovanu i asinhronizovanu komunikaciju jedan na jedan, jedan prema više, više preme više scenarija. Upozoravanje, live chat, privatne poruke i konferencije su samo neke od alternativa.

Početno uspostavljanje kontakta između dva ili više zaposlenih je obično aktivna potreba ili interest-driven događaj. Ostanak u kontaktu sa drugim zaposlenima pomoću prethodno pomenutih metoda je takođe aktivan process I zahteva stalno ponavljanje merljivo u vremenskim jedinicama. U modernom svetu sa promenljivim interesima, potrebama I zahtevima, radna platforma treba da bude zadužena da zadrži zaposlene u kontaktu I nakon što je početna potreba zadovoljena.

Potreba za promenom?

Ovaj članak je razmatrao pet osnovnih slučajeva korišćenja “digital workplace” rešenja sa “user-centric” stanovišta. Međutim, diktirano od strane potrebe da se user stavi prvi, tačna implementacija ovih “use-case” je jedinstvena za svaku organizaciju.

Potrebe zaposlenih nisu samo definisane u opisu posla zaposlenog, nego i u procesu i socijalnoj zrelosti same organizacije i većih socijalno ekonomskih uticaja na tržištu.

Fleksibilnost u tehnološkoj platformi je obavezna

Kao što smo utvrdili, izgradnja digitalnih rešenja na radnom mestu nije jedan projekat, već učestali proces pružanja i prerade korisnih usluga i mogućnosti svojim zaposlenima. Kao donosioci odluka, suočavate se sa situacijom o donošenju odluke o tehnološkoj platformi danas, ne znajući šta vam treba sutra.

Dobra pitanja koja se postavljaju pri odabiru platformi su:

  • Da li je proizvod vlasnički ili open source?
  • Da li proizvod koristi standardnu, prihvaćenu i dobro razumljivu tehnologiju?
  • Da li je proizvod dizajniran da bude dugotrajan?
  • Da li proizvod koristi standardni priključak?
  • Da li je dozvoljeno da se modifikuje proizvod?
  • Da li su ekstenzije ili modifikacije proizvoda pristupačne?
  • Da li je proizvod podržan od velike i aktivne zajednice?
  • Da li je proizvod prilagodljiv, i da li može da raste sa vašom organizacijom?

Prilikom donošenja odluke o tehnološkim osnovama za rešenje radnih mesta, najbolje sredstvo je fleksibilnost – sposobnost da uradite  nešto sutra što niste planirali danas. 

Share

Prijavi se da prvi dobijaš nove blogove i vesti.

Ostavite odgovor

Dr. David Wainwright

Head of Marketing and Alliances @ PRODYNA
mm

Dr. David Wainwright radi u kompaniji Prodyna AG od 2006 godine i odgovoran je za marketing i partnerske alijanse. Studirao je prirodne nauke u Australiji, a doktorske studije je završio na Imperial Koledžu u Londonu. U svoje slobodno vreme trudi se da poboljša svoje veštine u golfu.

Prijavi se da prvi dobijaš nove blogove i vesti.

Kategorije